الأحد، 29 مارس، 2009

ثالثا: وضع الخطة الاستراتيجية:
(الرؤية والرسالة والأهداف والاستراتيجيات)

( أ ) الرؤية والرسالة:
o تعتبر الرؤية بمثابة تطلعات وطموحات مستقبلية لقيادات المنظمة، بينما تعبر الرسالة عن الغاية أو الغايات من وجود المنظمة.
o هي محصلة تحليل الخبرات السابقة والموقف الراهن والظروف المستقبلية.
o تعكس فلسفة الإدارة العليا للمنظمة وأولوياتها والمجالات الأساسية للنشاط والصورة المستقبلية للمنظمة.
o تعتبر بمثابة بطاقة هوية للمنظمة تحدد سماتها وتوجهاتها الأساسية التي تميزها عن غيرها من المنظمات المماثلة أو المشابهة.
o تجيب عن سؤالين محددين؛ من نحن؟ وإلى أين نتجه؟
o ماهي طبيعة عملنا؟.. لماذا نحن موجودون؟
o من هم عملاؤنا الرئيسيون، وعملاؤنا الثانويون؟
o ماهي خدماتنا الأساسية التي نقدمها لعملائنا؟
o كيف يختلف عملنا الآن عن 5 – 10 سنوات سابقة؟
o كيف سيتغير / أو يجب أن يتغيرعملنا خلال الخمس إلى عشر سنوات القادمة؟
o ماهو مصدر تمويلنا الرئيسي؟
o ماهي القضايا الفلسفية أو الرئيسية لمنظمتنا؟

o أهمية وجود رسالة للمنظمة:
o ضمان الإجماع على غايات وأغراض واحدة.
o تحديد أسس ومعايير واحدة لتخصيص الموارد التنظيمية.
o خلق مناخ تنظيمي موحد.
o تعتبر النقطة المحورية لجهود العاملين.
o تحديد الأغراض التنظيمية وتترجم إلى أهداف تفصيلية.

o عناصر رسالة المنظمة:
يوجد 9 عناصر يمكن أن تشملها رسالة المنظمة، وهي:
1. العملاء: الذين تقدم المنظمة لهم منتجاتها أو خدماتها.
2. المنتجات: وهي السلع و / أو الخدمات التي تقدمها المنظمة.
3. الأسواق: وتعبر عن النطاق الجغرافي الذي تقدم في الأسواق: وتعبر عن النطاق الجغرافي الذي تقدم في إطاره المنظمة خدماتها أو تبيع فيه سلعها.
4. التكتولوجيا: وهي الأسس التكنولوجية المستخدمة في تقديم السلع أو الخدمات.
5. البقاء / النمو / الربحية: وهي التزامات المنظمة نحو تحقيق الأهداف الاقتصادية.
6. الفلسفة: وهي قيم ومعتقدات المنظمة وأولويات اهتماماتها.
7. المفهوم الذاتي: ويعبر عن نواحي قوة المنظمة ومزاياها التنافسية.
8. الصورة العامة: وهي الانطباعات العامة لدى الجمهور عن المنظمة.
9. العاملين: وتعبر عن مدى اتجاهات المنظمة نحو العاملين بها.
ويلاحظ من الدراسات التي تمت حول اهتمام المنظمات بعناصر رسالتها أن معظم المنظمات تركز على عنصر العملاء وأيضا نوعية المنتجات أو الخدمات، بينما إبراز الاهتمام بالعاملين (العميل الداخلي) لاتراعى إلا في رسائل عدد محدود من المنظمات.
o أهم الخصائص الواجب توافرها في الرسالة:
o تعكس قيم وفلسفة الإدارة العليا.
o تعكس الأولويات.
o تحدد المجالات الأساسية للنشاط.
o تحدد الأسواق الأساسية المستهدفة.
o تحدد أسس المنافسة التي سيتم اتباعها.
o تحدد الاتجاه العام للمنظمة، وترسم صورتها المستقبلية.
o محفزة وملهمة للجميع.
o عملية وممكنة التطبيق.
o تلبي توقعات العملاء الخارجيين (المستفيدين من الخدمات المقدمة).
o تلبي توقعات العملاء الداخليين (العاملين).
o تتوافق مع البيئة.
o تحقق التكامل بين الوحدات أو الكيانات المكونة للمنظمة.
( ب ) الأهداف:
o تعتبر الأهداف هي نتائج مطلوب الوصول إليها، وذلك من خلال مخرجات تتولى المنظمة تقديمها في شكل منتجات أو خدمات بمواصفات محددة تؤدي إلى تحقيق هذه النتائج أو الأهداف.

o أنواع الأهداف (مستوياتها):
تنقسم الأهداف وفقا للمدى الزمني والمستوى التنظيمي المسئول عنها إلى ثلاثة أنواع:
o أهداف استراتيجية: نتائج يتم تحقيقها على المدى الطويل (3-5 سنوات على الأقل)، وتسهم في تحقيق الاستراتيجية.
§ تتعلق الأهداف الاستراتيجية بنقطتين محددتين: أولهما الوضع التنافسي في السوق، وثانيهما أهداف محددة للأداء.
o أهداف تكتيكية: نتائج يتم تحقيقها على المدى المتوسط (1-3 سنوات) وتسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
o أهداف تشغيلية: نتائج يتم تحقيقها على المدى القصير (خلال سنة على الأكثر)، و تسهم فى تحقيق الأهداف التكتيكية.

خصائص الهدف الجيد:
يجب أن تتوافر فى الأهداف خصائص محددة:
§ وجود بعد كمي (معبرا عنها بشكل كمي أو رقمي) .
§ وجود بعد زمني (مطلوب تحقيقها خلال فترة زمنية معينة).
§ واضحة ومفهومة.
§ عادلة .
§ متكاملة.
§ محفزة.
§ قبول العاملين لها.
§ مشاركة المنفذين فى تحديدها.
§ إلتزام الجميع بتحقيقها.

( جـ ) الاستراتيجيات:
o يحدد هذا المكون العناصر الرئيسية و الحرجة المتعلقة بكيفية تحقيق النتائج المستهدفة. فإذا كانت الرسالة هى الغاية من وجود المنظمة، فإن الاستراتيجية هى الوسيلة لتحقيق الأهداف ومن ثم الغايات.
o يعتمد وضع الاستراتيجية على اعتبار جميع الخصائص والسمات الأساسية الناتجة عن تحليل موقف المنظمة الراهن للبيئة الخارجية والبيئة الداخلية، ومن ثم تبدأ عملية وضع أو تشكيل أو صياغة الاستراتيجية بتحليل الوضع الراهن.
o وقد يطلق عليها البرامج الأساسية ذات الأولوية التي تتضمنها الخطة الاستراتيجية، كما هو الوضع في الخطة الاستراتيجية القومية للتعليم قبل الجامعي.
رابعا: تنفيذ الاستراتيجية
· ويقصد بها وضع الاستراتيجية موضع التطبيق العملي، وجعل الأفراد والكيانات التنظيمية الفرعية تبدأ في تنفيذ أدوارها أو مايخصها من الخطة الاستراتيجية بنجاح. وتمثل هذه المهمة تحديا إداريا فيما يتعلق بالجوانب التالية:
o بناء هيكل تنظيمي قادر على تنفيذ الخطة الاستراتيجية.
o وضع وتخصيص الموازنات والبرامج المدعمة لتنفيذ الاستراتيجية.
o خلق التزام قوي على مستوى المنظمة ككل تجاه أهداف المنظمة واستراتيجيتها المختارة.
o ربط عملية الحفز وهيكل المكافآت بشكل مباشر بتحقيق أو إنجاز النتائج المستهدفة. (نظم المكافآت والحوافز ).
o تطبيق إجراءات وسياسات تساعد على تنفيذ الاستراتيجية ولا تعوقها.
o وضع نظام معلومات وتقارير يتابع ويراقب مدى تقدم عملية التنفيذ.
o خلق وتشجيع القيادة الداخلية التي تحتاجها عملية دفع التنفيذ إلى الأمام.
o خلق ثقافة للمنظمة أو مناخ تنظيمي داخلي يتناغم أو ينسجم مع الاستراتيجية بشكل يساعد على نجاحها....كما تحدده:
§ القيم والمعتقدات السائدة بين المديرين والعاملين.
§ فلسفات وأنماط اتخاذ القرارات التي يتبعها مديرو الإدارة العليا.
§ وغيرها من العوامل التي تكون أو تشكل شخصية المنظمة وثقافتها.
ويعتبر وضع جدول زمني لتنفيذ الاستراتيجية عملية تتضمن مديري كل المستويات بما فيهم إدارات التشغيل المختلفة، ليعرف كل منهم دوره في تنفيذ الخطة الاستراتيجية، وكيف يمكن تأديته على أفضل وجه.

خامسا: المتابعة والتقويم
لا يمكن النظر إلى عملية وضع الاستراتيجية أو تنفيذها على أنها مهمة تتم مرة واحدة فقط، ولكن خلال هاتين المرحلتين قد تتجسد بعض الظروف التي تتطلب ضرورة عمل إجراءات أو تعديلات تصحيحية. ويرجع ذلك إلى:
o إما أن الاستراتيجية لاتعمل بصورة جيدة.
o أو أن بعض الظروف الخارجية أو القدرات الذاتية قد تغيرت مما يتطلب معه إجراء بعض التعديلات الطفيفة.
o أو أن تغيرا جذريا قد حدث مما يتطلب معه الأمر إجراء تعديل جوهري شامل.

ولاتقتصر عملية التعديل على الاستراتيجيات غير الجيدة فقط، ولكن حتى الاستراتيجيات الجيدة تخضع للتطوير والتعديل لتغير الظروف المحيطة بظهور فرص أو تهديدات جديدة، أو تحسن في القدرات الذاتية كوجود قيادة إدارية جديدة (نقطة قوة) مثلا. ونفس الأمر في حالة ظهور نقاط ضعف كترك بعض المهارات البشرية ذات المهارات والخبرات العمل بالمنظمة فجأة.

مكونات / مراحل التخطيط الاستراتيجي:

مكونات / مراحل التخطيط الاستراتيجي:
تتكون الإدارة الاستراتيجية من خمس مراحل أساسية هي:
أولا: التهيئة والإعداد
ثانيا: تحليل الوضع الراهن (التحليل الموقفي).
ثالثا: وضع الخطة الاستراتيجية (الرؤية والرسالة والأهداف والاستراتيجيات).
رابعا: التنفيذ.
خامسا: المتابعة والتقويم.
أولا: التهيئة والإعداد:
وتنطوي هذه المرحلة على التأكد من أن المنظمة مهيأة لممارسة التخطيط الاستراتيجي من خلال :
· تبني الإدارة العليا لفكرة التخطيط الاستراتيجي والالتزام به.
· وضع إطار لعملية التخطيط الاستراتيجي.
· تكوين فريق عمل للتخطيط الاستراتيجي.
وبعبارة أخرى فإن هذه المرحلة تتأكم من مدى:
· اقتناع المنظمة ورغبتها في ممارسة التخطيط الاستراتيجي.
· قدرة المنظمة على القيام بالتخطيط الاستراتيجي من خلال الاستفادة من رصيدها السابق من الممارسات الإدارية في التخطيط، وتحليل مخزون البيانات والمعلومات عن الأداء السابق، ووجود أساليب وأدوات التخطيط الاستراتيجي.
ثانيا: تحليل الوضع الراهن:
· تبدأ ممارسة التخطيط الاستراتيجي بالخطوة الأولى الخاصة بالتعرف على طبيعة البيئة التي تعمل بها المنظمة. وينطوي تحليل الوضع الراهن على تحليل كل من البيئة الخارجية للمنظمة، والبيئة الداخلية لها (أو قدراتها الذاتية).
· ويستخدم في هذا التحليل نموذج التحليل الرباعي SWOT.
o ويعني حرف (S) نقاط القوة Strength الخاصة بالقدرات الذاتية للمنظمة والذي ينتج من تحليل عناصر البيئة الداخلية للمنظمة.
o ويعني حرف (W) نقاط الضعف Weakness الخاصة بالقدرات الذاتية للمنظمة والذي يتضح أيضا من تحليل عناصر البيئة الداخلية للمنظمة.
o أما حرف (O) فيشير إلى الفرص Opportunities التي يمكن للمنظمة أن تستغلها، والتي تظهر من تحليل عناصر البيئة الخارجية للمنظمة.
o أما حرف (T) فيعبر عن التهديدات Threats والتي يمكن أن تواجهها المنظمة وتعوق أداءها ، ويتم تحديد هذه التهدبدات من تحليل عناصر البيئة الخارجية للمنظمة.
( 1 ) تحليل البيئة الخارجية: (الفرص والتهديدات)
o تتضمن عناصر البيئة الخارجية للمنظمة جميع العوامل غير الخاضعة لسيطرة الإدارة، وتنقسم عناصر البيئة الخارجية إلى مستويين:
o البيئة الخارجية العامة، وتشمل المتغيرات البيئية التي تؤثر على جميع المنظمات العاملة في المجتمع بغض النظر عن طبيعة النشاط الذي تقوم به، أو المجال الذي تنتمي إليه مثل:
· العوامل الاقتصادية
· العوامل السياسية
· العوامل السكانية
· العوامل الاجتماعية
· العوامل الثقافية
· العوامل الدولية
· العوامل القانونية والتشريعية
· العوامل التكنولوجية
· العوامل الطبيعية
o البيئة الخارجية الخاصة، وتتضمن العوامل البيئية ذات التأثير الخاص على مجال النشاط الذي تعمل به المنظمة مثل:
· العملاء الحاليون والمتوقعون
· الموردون
· المنافسون
· السلع أو الخدمات البديلة.
· ينتهي تحليل الموقف الراهن لعناصر البيئة الخارجية بتحديد الفرص والتهديدات:
o الفرص:
هي مواقف أو اتجاهات أو تغيرات قائمة أو محتملة بالبيئة الخارجية تؤدي إلى تدعيم الطلب على منتجات أو خدمات المنظمة أو إلى تحسين مركزها التنافسي وذلك بافترااض حسن استغلالها.
o التهديدات:
هي مواقف أو اتجاهات أو تغيرات بالبيئة الخارجية تمثل خطرا قائما أو محتملا على المركز التنافسي للمنظمة، أو تحد من قدرتها على تحقيق رسالتها وأهدافها، وذلك مالم تنجح المنظمة في تجنبها أو تحييدها.
· بالنسبة للعوامل البيئية السابق تحديدها (سواء فرص أو تهديدات ) يتم تحديد:
o تأثير كل منها على المنظمة ( كدرجة من 100)
o إمكانية حدوثها في المستقبل ( كاحتمال من 01ر – 00ر1 )
o ثم تحسب القيمة المتوقعة لكل منها بضرب التأثير في الاحتمال
القيمة المتوقعة = التأثير × الاحتمال
· تحدد أهم الفرص (ذات أكبر قيمة متوقعة)، وأهم التهديدات (ذات أكبر قيمة متوقعة) لأن المرحلة التالية في صياغة الاستراتيجية تحدد كيفية اقتناص أهم الفرص، وكيفية تجنب أهم التهديدات.
( 2 ) تحليل البيئة الداخلية (نقاط القوة ونقاط الضعف):
o هي جميع العوامل الخاضعة لسيطرة الإدارة مثل سياسات ونظم وقواعد وإجراءات العمل والتسهيلات المادية والموارد البشرية العاملة وظروف العمل المادية والموارد المالية المتاحة.......
o ينتهي تحليل الموقف الراهن لعناصر البيئة الداخلية أو القدرات الذاتية بتحديد مواطن القوة ومواطن الضعف.
o مواطن القوة :
هي القدرات الذاتية للمنظمة والتي تميزها عن منافسيها، سواء كانت موارد وإمكانات بشرية أو مادية أو نظم عمل، ويمكن استخدامها بكفاءة وفعالية في تحقيق أهداف ورسالة المنظمة.

o مواطن الضعف:
هي القيود وأوجه القصور أو النقص الذاتية، سواء كانت في الموارد والإمكانات البشرية أو الماديةأو نظم العمل المطبقة، ويمكن أن تعوق المنظمة عن تحقيق رسالتها وأهدافها.
o الهدف من تحديد القدرات الذاتية هو تحديد عناصر ومقومات قوة المنظمة وضعفها مما يمكنها من اقتناص الفرص البيئية المتاحة، وتجنب أو تحييد أو إضعاف التهديدات
المحتملة، وبالتالي وضع استراتيجية للمنظمة تحقق أهدافها العامة ورسالتها.

o مراحل تحليل القدرات الذاتية (تحديد نقاط القوة والضعف):
1. في ضوء معايير الفعالية الكلية أو معايير النجاح في تحقيق الأهداف (جودة / تكلفة / تطوير / تميز / مرونة / ...... ) يتم تحديد قائمة بأهم العناصر المحددة للأداء بالمنظمة.
o تشمل قائمة العناصر المحددة للأداء بالمنظمة :
· في مجال إنتاج السلعة أو الخدمة.
· في مجال التكنولوجيا المستخدمة.
· في مجال التسويق.
· في مجال إدارة الموارد البشرية.
· في مجال المواد.
· في مجال التخزين.
· في مجال التمويل.
· في مجال الحسابات والتكاليف.
· في مجال نظم المعلومات والاتصال.
· في مجال الفلسفة الإدارية.
· في مجال القيادات الحالية.

2. تحديد مواطن القوة والضعف بالمنظمة:
o تحدد المقاييس والمؤشرات التي تعكس مستوى أداء النظم الفرعية المختلفة المكونة للمنظمة في ضوء معايير الفعالية الكلية السابق تحديدها.
o يتم تقييم نتائج الأداء الفعلي ( خلال الخمس سنوات السابقة مثلا )وفقا للمقاييس والمؤشرات السابقة ويقارن مع الأداء المستهدف/ أو مع المنظمات المشابهة / أو مع المستوى العالمي.
o يستخدم أسلوب المراجعة الإدارية (بالاستعانة بالقائمة المرفقة ) للتقييم وتحديد نقاط القوة ونقاط الضعف.

3. تحليل مواطن القوة والضعف:
o بالنسبة لعوامل البيئة الداخلية السابق تحديدها (سواء نقاط قوة أو نقاط ضعف ) يتم تحديد:
o تأثير كل منها على المنظمة ( كدرجة من 100)
o إمكانية حدوثها في المستقبل ( كاحتمال من 01ر – 00ر1 )
o ثم تحسب القيمة المتوقعة لكل منها بضرب التأثير في الاحتمال
القيمة المتوقعة = التأثير × الاحتمال
o يحسب مجموع القيم المتوقعة لنقاط القوة، ومجموع القيم المتوقعة لنقاط الضعف، وذلك للتعرف على الموقف العام للمنظمة.
أساليب أخرى للتحليل البيئي والتنبؤ:
1. أسلوب التنبؤ الإسقاطي Trend Extrapolation Forecasting
ويعتمد على أن المستقبل امتداد للحاضر والماضي.
2. أسلوب السيناريوهات Scenarios
ويركز على بعض الأحداث الهامة المحتمل حدوثها في المستقبل ثم التنبؤ بما قد يحدث إذا تغيرت الظروف في ضوء احتمالات بديلة، بمعنى أنه يعتمد على تنمية عدد من الاستراتيجيات البديلة والتي يمكن أن تتناسب مع كل موقف يحتمل حدوثه.
3. أسلوب المحاكاة Simulation
يعتمد على أساس وضع نموذج افتراتضي للمستقبل، يعتمد عليه في وضع استراتيجية لتهيئة الأحداث ليكون المستقبل صورة مماثلة أو قريبة من النموذج.
4. أسلوب دلفي في التنبؤ Delfi
ويقوم على أخذ تصورات عدد من الخبراء المتخصصين عن التغيرات التي ينتظر أن تحدث في المستقبل (من واقع خبراتهم ورؤاهم لحركة المجتمع في المستقبل)، ثم جمع وتصنيف أوجه الاتفاق والاختلاف في هذهه الأراء، وإرسال النتائج مرة أخرى إلى الخبراء لإبداء الرأي، وقد يتم ذلك عدة مرات وصولا إلى إجماع أو شبه إجماع لأقرب صورة لما يمكن أن يحدث في المستقبل.
5. أسلوب المستقبليات البديلة Alternative future
ويتشابه مع أسلوب السيناريوهات في التركيز على تطوير وإبراز عدد من الصور لمستقبلية كبدائل يحتمل وقوعها واعتبارها نقطة ارتكاز للتنبؤ.
6. أسلوب التقسيم إلى المكونات الجزئية Matrix Forecasting
حيث يتم تجزئة Break down مكونات الصورة المستقبلية الكلية إلى أجزاء، ويتم مقارنة كل جزئية مع الأخرى في صورتها المنفصلة والمتكاملة للوصول إلى أقرب صورة مستقبلية إلى احتمالات الحدوث.
7. أسلوب مونت كارلو للتحليل التنبؤي
Mont Carlo Analysis Forecasting
ويعتمد على تتبع الأحداث التي لامفر من وقوعها واعتبارها واقعا لايمكن تجنبه، بمعنى بناء التصور المستقبلي عل أساس حتمية وجود هذه المتغيرات أو الأحداث
8. أسلوب النماذج السببية:
ويعتمد على المقولة المنطقية أن كل حدث يتطور من خلال أسباب تقود إلى نتائج، وهو يقترب من نموذج المدخلات والمخرجات باعتبار أن دراسة المدخلات لنظام ما تتيح التنبؤ بالنتائج المستقبلية في صورة المخرجات المتوقعة للنظام
9. أسلوب التنبؤ التحليلي للقوى Force Analysis Forecasting
حيث يتم دراسة مدى تأثير القوى (بشرية أو مادية) في الواقع المماثل وامتداده إلى المستقبل، ويقوم هذا الأسلوب على أساس أن كل موقف حاضر يتنازعه نوعان من القوى: قوى دافعة وقائدة Driving تقود إلى التغيير المستقبلي المرغوب فيه، وقوى مثبطة Restrained تهدف إلى بقاء الوضع الحالي على حالته.

ومن ذلك يتضح أن تحليل الوضع الراهن يمكننا من التعرف على طبيعة الوضع الحالي داخليا كنقاط قوة وضعف في القدرات الذاتية، وعلى المتغيرات البيئية الخارجية كفرص وتهديدات، بما يساعد على الانطلاق إلى المرحلة الثالثة والخاصة بوضع الخطة الاستراتيجية.

مكونات / مراحل التخطيط الاستراتيجي:

مكونات / مراحل التخطيط الاستراتيجي:
تتكون الإدارة الاستراتيجية من خمس مراحل أساسية هي:
أولا: التهيئة والإعداد
ثانيا: تحليل الوضع الراهن (التحليل الموقفي).
ثالثا: وضع الخطة الاستراتيجية (الرؤية والرسالة والأهداف والاستراتيجيات).
رابعا: التنفيذ.
خامسا: المتابعة والتقويم.
أولا: التهيئة والإعداد:
وتنطوي هذه المرحلة على التأكد من أن المنظمة مهيأة لممارسة التخطيط الاستراتيجي من خلال :
· تبني الإدارة العليا لفكرة التخطيط الاستراتيجي والالتزام به.
· وضع إطار لعملية التخطيط الاستراتيجي.
· تكوين فريق عمل للتخطيط الاستراتيجي.
وبعبارة أخرى فإن هذه المرحلة تتأكم من مدى:
· اقتناع المنظمة ورغبتها في ممارسة التخطيط الاستراتيجي.
· قدرة المنظمة على القيام بالتخطيط الاستراتيجي من خلال الاستفادة من رصيدها السابق من الممارسات الإدارية في التخطيط، وتحليل مخزون البيانات والمعلومات عن الأداء السابق، ووجود أساليب وأدوات التخطيط الاستراتيجي.
ثانيا: تحليل الوضع الراهن:
· تبدأ ممارسة التخطيط الاستراتيجي بالخطوة الأولى الخاصة بالتعرف على طبيعة البيئة التي تعمل بها المنظمة. وينطوي تحليل الوضع الراهن على تحليل كل من البيئة الخارجية للمنظمة، والبيئة الداخلية لها (أو قدراتها الذاتية).
· ويستخدم في هذا التحليل نموذج التحليل الرباعي SWOT.
o ويعني حرف (S) نقاط القوة Strength الخاصة بالقدرات الذاتية للمنظمة والذي ينتج من تحليل عناصر البيئة الداخلية للمنظمة.
o ويعني حرف (W) نقاط الضعف Weakness الخاصة بالقدرات الذاتية للمنظمة والذي يتضح أيضا من تحليل عناصر البيئة الداخلية للمنظمة.
o أما حرف (O) فيشير إلى الفرص Opportunities التي يمكن للمنظمة أن تستغلها، والتي تظهر من تحليل عناصر البيئة الخارجية للمنظمة.
o أما حرف (T) فيعبر عن التهديدات Threats والتي يمكن أن تواجهها المنظمة وتعوق أداءها ، ويتم تحديد هذه التهدبدات من تحليل عناصر البيئة الخارجية للمنظمة.
( 1 ) تحليل البيئة الخارجية: (الفرص والتهديدات)
o تتضمن عناصر البيئة الخارجية للمنظمة جميع العوامل غير الخاضعة لسيطرة الإدارة، وتنقسم عناصر البيئة الخارجية إلى مستويين:
o البيئة الخارجية العامة، وتشمل المتغيرات البيئية التي تؤثر على جميع المنظمات العاملة في المجتمع بغض النظر عن طبيعة النشاط الذي تقوم به، أو المجال الذي تنتمي إليه مثل:
· العوامل الاقتصادية
· العوامل السياسية
· العوامل السكانية
· العوامل الاجتماعية
· العوامل الثقافية
· العوامل الدولية
· العوامل القانونية والتشريعية
· العوامل التكنولوجية
· العوامل الطبيعية
o البيئة الخارجية الخاصة، وتتضمن العوامل البيئية ذات التأثير الخاص على مجال النشاط الذي تعمل به المنظمة مثل:
· العملاء الحاليون والمتوقعون
· الموردون
· المنافسون
· السلع أو الخدمات البديلة.
· ينتهي تحليل الموقف الراهن لعناصر البيئة الخارجية بتحديد الفرص والتهديدات:
o الفرص:
هي مواقف أو اتجاهات أو تغيرات قائمة أو محتملة بالبيئة الخارجية تؤدي إلى تدعيم الطلب على منتجات أو خدمات المنظمة أو إلى تحسين مركزها التنافسي وذلك بافترااض حسن استغلالها.
o التهديدات:
هي مواقف أو اتجاهات أو تغيرات بالبيئة الخارجية تمثل خطرا قائما أو محتملا على المركز التنافسي للمنظمة، أو تحد من قدرتها على تحقيق رسالتها وأهدافها، وذلك مالم تنجح المنظمة في تجنبها أو تحييدها.
· بالنسبة للعوامل البيئية السابق تحديدها (سواء فرص أو تهديدات ) يتم تحديد:
o تأثير كل منها على المنظمة ( كدرجة من 100)
o إمكانية حدوثها في المستقبل ( كاحتمال من 01ر – 00ر1 )
o ثم تحسب القيمة المتوقعة لكل منها بضرب التأثير في الاحتمال
القيمة المتوقعة = التأثير × الاحتمال
· تحدد أهم الفرص (ذات أكبر قيمة متوقعة)، وأهم التهديدات (ذات أكبر قيمة متوقعة) لأن المرحلة التالية في صياغة الاستراتيجية تحدد كيفية اقتناص أهم الفرص، وكيفية تجنب أهم التهديدات.
( 2 ) تحليل البيئة الداخلية (نقاط القوة ونقاط الضعف):
o هي جميع العوامل الخاضعة لسيطرة الإدارة مثل سياسات ونظم وقواعد وإجراءات العمل والتسهيلات المادية والموارد البشرية العاملة وظروف العمل المادية والموارد المالية المتاحة.......
o ينتهي تحليل الموقف الراهن لعناصر البيئة الداخلية أو القدرات الذاتية بتحديد مواطن القوة ومواطن الضعف.
o مواطن القوة :
هي القدرات الذاتية للمنظمة والتي تميزها عن منافسيها، سواء كانت موارد وإمكانات بشرية أو مادية أو نظم عمل، ويمكن استخدامها بكفاءة وفعالية في تحقيق أهداف ورسالة المنظمة.

o مواطن الضعف:
هي القيود وأوجه القصور أو النقص الذاتية، سواء كانت في الموارد والإمكانات البشرية أو الماديةأو نظم العمل المطبقة، ويمكن أن تعوق المنظمة عن تحقيق رسالتها وأهدافها.
o الهدف من تحديد القدرات الذاتية هو تحديد عناصر ومقومات قوة المنظمة وضعفها مما يمكنها من اقتناص الفرص البيئية المتاحة، وتجنب أو تحييد أو إضعاف التهديدات
المحتملة، وبالتالي وضع استراتيجية للمنظمة تحقق أهدافها العامة ورسالتها.

o مراحل تحليل القدرات الذاتية (تحديد نقاط القوة والضعف):
1. في ضوء معايير الفعالية الكلية أو معايير النجاح في تحقيق الأهداف (جودة / تكلفة / تطوير / تميز / مرونة / ...... ) يتم تحديد قائمة بأهم العناصر المحددة للأداء بالمنظمة.
o تشمل قائمة العناصر المحددة للأداء بالمنظمة :
· في مجال إنتاج السلعة أو الخدمة.
· في مجال التكنولوجيا المستخدمة.
· في مجال التسويق.
· في مجال إدارة الموارد البشرية.
· في مجال المواد.
· في مجال التخزين.
· في مجال التمويل.
· في مجال الحسابات والتكاليف.
· في مجال نظم المعلومات والاتصال.
· في مجال الفلسفة الإدارية.
· في مجال القيادات الحالية.

2. تحديد مواطن القوة والضعف بالمنظمة:
o تحدد المقاييس والمؤشرات التي تعكس مستوى أداء النظم الفرعية المختلفة المكونة للمنظمة في ضوء معايير الفعالية الكلية السابق تحديدها.
o يتم تقييم نتائج الأداء الفعلي ( خلال الخمس سنوات السابقة مثلا )وفقا للمقاييس والمؤشرات السابقة ويقارن مع الأداء المستهدف/ أو مع المنظمات المشابهة / أو مع المستوى العالمي.
o يستخدم أسلوب المراجعة الإدارية (بالاستعانة بالقائمة المرفقة ) للتقييم وتحديد نقاط القوة ونقاط الضعف.

3. تحليل مواطن القوة والضعف:
o بالنسبة لعوامل البيئة الداخلية السابق تحديدها (سواء نقاط قوة أو نقاط ضعف ) يتم تحديد:
o تأثير كل منها على المنظمة ( كدرجة من 100)
o إمكانية حدوثها في المستقبل ( كاحتمال من 01ر – 00ر1 )
o ثم تحسب القيمة المتوقعة لكل منها بضرب التأثير في الاحتمال
القيمة المتوقعة = التأثير × الاحتمال
o يحسب مجموع القيم المتوقعة لنقاط القوة، ومجموع القيم المتوقعة لنقاط الضعف، وذلك للتعرف على الموقف العام للمنظمة.
أساليب أخرى للتحليل البيئي والتنبؤ:
1. أسلوب التنبؤ الإسقاطي Trend Extrapolation Forecasting
ويعتمد على أن المستقبل امتداد للحاضر والماضي.
2. أسلوب السيناريوهات Scenarios
ويركز على بعض الأحداث الهامة المحتمل حدوثها في المستقبل ثم التنبؤ بما قد يحدث إذا تغيرت الظروف في ضوء احتمالات بديلة، بمعنى أنه يعتمد على تنمية عدد من الاستراتيجيات البديلة والتي يمكن أن تتناسب مع كل موقف يحتمل حدوثه.
3. أسلوب المحاكاة Simulation
يعتمد على أساس وضع نموذج افتراتضي للمستقبل، يعتمد عليه في وضع استراتيجية لتهيئة الأحداث ليكون المستقبل صورة مماثلة أو قريبة من النموذج.
4. أسلوب دلفي في التنبؤ Delfi
ويقوم على أخذ تصورات عدد من الخبراء المتخصصين عن التغيرات التي ينتظر أن تحدث في المستقبل (من واقع خبراتهم ورؤاهم لحركة المجتمع في المستقبل)، ثم جمع وتصنيف أوجه الاتفاق والاختلاف في هذهه الأراء، وإرسال النتائج مرة أخرى إلى الخبراء لإبداء الرأي، وقد يتم ذلك عدة مرات وصولا إلى إجماع أو شبه إجماع لأقرب صورة لما يمكن أن يحدث في المستقبل.
5. أسلوب المستقبليات البديلة Alternative future
ويتشابه مع أسلوب السيناريوهات في التركيز على تطوير وإبراز عدد من الصور لمستقبلية كبدائل يحتمل وقوعها واعتبارها نقطة ارتكاز للتنبؤ.
6. أسلوب التقسيم إلى المكونات الجزئية Matrix Forecasting
حيث يتم تجزئة Break down مكونات الصورة المستقبلية الكلية إلى أجزاء، ويتم مقارنة كل جزئية مع الأخرى في صورتها المنفصلة والمتكاملة للوصول إلى أقرب صورة مستقبلية إلى احتمالات الحدوث.
7. أسلوب مونت كارلو للتحليل التنبؤي
Mont Carlo Analysis Forecasting
ويعتمد على تتبع الأحداث التي لامفر من وقوعها واعتبارها واقعا لايمكن تجنبه، بمعنى بناء التصور المستقبلي عل أساس حتمية وجود هذه المتغيرات أو الأحداث
8. أسلوب النماذج السببية:
ويعتمد على المقولة المنطقية أن كل حدث يتطور من خلال أسباب تقود إلى نتائج، وهو يقترب من نموذج المدخلات والمخرجات باعتبار أن دراسة المدخلات لنظام ما تتيح التنبؤ بالنتائج المستقبلية في صورة المخرجات المتوقعة للنظام
9. أسلوب التنبؤ التحليلي للقوى Force Analysis Forecasting
حيث يتم دراسة مدى تأثير القوى (بشرية أو مادية) في الواقع المماثل وامتداده إلى المستقبل، ويقوم هذا الأسلوب على أساس أن كل موقف حاضر يتنازعه نوعان من القوى: قوى دافعة وقائدة Driving تقود إلى التغيير المستقبلي المرغوب فيه، وقوى مثبطة Restrained تهدف إلى بقاء الوضع الحالي على حالته.

ومن ذلك يتضح أن تحليل الوضع الراهن يمكننا من التعرف على طبيعة الوضع الحالي داخليا كنقاط قوة وضعف في القدرات الذاتية، وعلى المتغيرات البيئية الخارجية كفرص وتهديدات، بما يساعد على الانطلاق إلى المرحلة الثالثة والخاصة بوضع الخطة الاستراتيجية.

التخطيط الاستراتيجي والتخطيط طويل المدى:

التخطيط الاستراتيجي والتخطيط طويل المدى:
رغم تقارب مفهوم التخطيط الاستراتيجي مع مفهوم التخطيط طويل المدى في التطبيق، إلا أن هناك مجموعة من الفروق هي:
1. التخطيط طويل المدى يركز على تحديد الأهداف وترجمتها إلى موازنات وبرامج عمل، أما التخطيط الاستراتيجي فيركز على تحديد ومواجهة القضايا ذات الأهمية البالغة للمنظمة ( القضايا الرئيسية أو الأولويات.
وبالتالي فإن التخطيط الاستراتيجي يصلح بدرجة أكب للمنظمات التي تتأثر بالبيئة الاجتماعية والسياسية. ويؤكد ذلك أن وزارة التربية والتعلم كانت تعتمد على التخطيط طويل المد، ولكن الخطة الاستراتيجية القومية للتغليم قبل الجامعي في مصر 2007 / 2008 – 2011 / 2012 تمثل نقلة نوعية نحو الأخذ بمفهوم التخطيط الاستراتيجي.
2. التخطيط طويل المدى يفترض أن الاتجاهات الحالية سوف تستمر إلى حد كبير في المستقبل، وبالتالي فإنه يفترض أن هناك – وبالضرورة – تواصلا بين الأزمنة في إطار البيئة التي تعمل فيها المنظمة. أم التخطيط الاستراتيجي فإنه يركز على تحليل وتقييم البيئة، ولايفترض تواصل الأزمنة، بل إنه يتوقع حدوث مفاجآت.
3. الخطة الطويلة المدى عادة تمثل امتددا وحيد الاتجاه للحاضر وإسقاط الحاضر على المستقبل. أما الخطة الاستراتيجية فإنها تميل إلى وضع تصور ورؤى نجاح المستقبل وكيفية تحقيقها.
4. التخطيط الاستراتيجي يركز على مدى متكامل للتوجه المستقبلي بدرجة أكبر من التخطيط طويل المدى.
5. يميل التخطيط الاستراتيجي إلى افتراض المستقبل الأكثر احتمالا للمنظمة ثم يرجع بالتفكير لرسم خريطة لتسلسل القرارات والتصرفات اللازمة للوصول إلى هذا المستقبل، بمعنى تضييق عدد ومدى القرارات، أما التخطيط الاستراتيجي فإنه يميل أكثر إلى بحث مدى واسع من القرارات المفتوحة لمواجهة الاحتمالات غير المنظورة بفعالية وسرعة.
ومن ذلك يتبين أن النوعين من التخطيط الاستراتيجي وطويل المدى غير متعارضين ولكن الأمر يتطلب أن يوجه التخطيط الاستراتيجي عملية التخطيط طويل المدى وليس العكس.
الخطة الاستراتيجية:
· الخطة الاستراتيجية ما هي إلا خطة طوية الأجل ولكنها ذات خصائص وسمات مميزة:
o أنها شاملة لجميع مجالات العمل والنشاط بالمنظمة، وتجعلهم كلا واحدا بحيث تحقق الاستراتيجية للمنظمة "أهداف المنظمة ككل".
o وتقوم هذه الخطة على تحقيق التكامل والتوافق والتناغم بين أداء جميع النظم الفرعية بالمنظمة لإزالة أي تعارض بين أهدافها الفرعية لضمان تحقيق الأهداف العامة للمنظمة ككل. ويتفق ذلك مع ماسبق ذكره عن مفهوم النظم؛ بأن النظام يضمن بقاءه واستمراره ونموه من خلال تحقيق أهداف محددة ؛ حتى لو تم ذلك على حساب عدم تحقيق بعض الأهداف الجزئية الخاصة بالنظم الفرعية.
o ويعتبر تشكيل أو تصميم الاستراتيجية جزءا من عملية التخطيط، إلا أن طبيعة العملية الإدارية تتطلب ضرورة أن تترجم الاستراتيجية إلى خطة عمل تفصيلية لتنفيذ الاستراتيجية التي تم اختيارها، ثم متابعة هذا التنفيذ.
أهداف التخطيط الاستراتيجي:
· أداة لتحديد المسار ومواجهة المتغيرات البيئية بكافة أشكالها.
· يساعد في تحديد القدرات الحالية والمستقبلية.
· يضمن النجاح في تحقيق الأهداف في إطار اعتبارات بيئية متغيرة.
· يوفر الإطار العام لنشاط وأعمال المنظمة.
· يمكن من تحسين أو تطوير الأداء التنظيمي والأدء الكلي للمنظمة.
· يضمن النمو والتطور في الأجل الطويل.
· يساعد على تقليل المخاطرة (عدم التأكد).
· يحدد ويوجه المسارات الاستراتيجية للمنظمة.
· يحدد ويوجه قرارات الاستثمار ومن ثم التوسع والنمووالربحية.
· يساعد في تدعيم وتطوير قدرات الموارد البشرية في المنظمة.
· يساعد على التعامل مع المشكلات بأسلوب إدارة الأزمات بدلا من أسلوب رد الفعل.
· يمكن العميل الداخلي (العاملين) من إدراك توجهات المنظمة المستقبلية.
· يساعد على مراقبة التنفيذ وتقييم النتائج بأسلوب فعال.

الأربعاء، 30 يوليو، 2008

أفكار في التخطيط



أفكار في التخطيط
أؤمن بمبدأ الإبداع بالتخطيط وجع الخطة شيء رائع مبتكر ومبدع ومشوق.. وهذه بعض الأفكار لجعل الخطة أكثر تشويقاً وإثارة ولتزيد من رغبتك فيها.. سأطرح الأفكار وشرح موجز عنها فخذ ما يعجبك للتطبيق وتمتع وأنت تقوم بذلك..
1. سيناريو حياتك
اكتب سيناريو حياتك وما سيحدث في حياتك القادمة على شكل قصة.. أو اكتب ما ستقوله الصحافة عنك في نهاية حياتك.. أو تخيل أنك تحتفل في يوم ميلادك الثمانين وتتحدث عن انجازاتك..
2. المذكرات
اكتب مذكراتك اليومية على طريقتك.. اكتب نجاحك.. تقدمك.. أخطاءك.. حادث نفسك فيها.. اكتب عن أجمل الأشياء التي حصلت.. آمالك وآلامك وأحلامك.. اقرأ مقالة أفكار للمذكرات اليومية..
3. انطلاقة العملاق
أحد إصداراتنا وبه تسجل ايجابياتك وأخطاءك وما يمكنك فعله لتحسين الغد.. فكرة هذا الإصدار أن تحاسب نفسك يومياً بطريقة جديدة وعملية..
4. الهاتف الكفي
من الأفكار التي تساعد على التنظيم هي اقتناء الهاتف الكفي.. حيث تسجل فيها مواعيدك، أرقام الهواتف، تسجل أفكارك صوتياً أو تكتبها كأنك تكتب على الورقة.. تستطيع كذلك التصوير فيه.. تقرأ كتاباً منه.. تسمع لمحاضرة علمية عن طريقه.. القاموس.. مواعيد الصلوات.. التقويم الهجري.. كل هذا والعديد من المزايا في الهاتف الكفي..
5. أولوياتي
مذكرة أولوياتي للدكتور وائل العسق من الأفكار الجميلة في التخطيط فميزتها أن تكتب أهدافك وتكتب أهميتها وما الإجراءات التي تقوم بها كل يوم.. وهناك العبارات الإيجابية.. مواقيت الصلوات.. مكان لكتابة مذكراتك.. جدول للوقت..
6. صناع النجاح
مذكرة مبتكرة وإبداعية مخصصة للشباب وبها كتابة الخطة الأسبوعية وكل شهر هناك موضوع مفيد للشباب..
7. فلاش والبوربوينت والفوتوشوب والوورد..
استخدم تقنيات الكمبيوتر في جعل خطتك إبداعية مشوقة.. واستخدم الفلاش أو البوربوينت في وضع خطتك مع الصور والألوان.. أو استخدم برنامج الفوتوشوب بوضع الكلمات أو صورك.. أو استخدم برنامج الوورد لتصميم خطتك..
8. الكوب
اذهب لأحد المحلات التي تكتب على الأكواب وضع هدفك على الكوب بطريقة جميلة وتمتع بالشرب من الكوب الذي يحمل اسم هدفك وحلمك..
9. ميدالية أو درع
اذهب لأحد محلات بيع الكؤوس الرياضية والميداليات واكتب هدفك أو أحد العبارات التشجيعية على الميدالية أو على أحد الدروع وضعها أمامك..
10. خطة صوتية
سجل عبارات ايجابية وأهدافك وأحلامك وسجلها في الاستيديو أو في مسجلة صوتية واستمع لها كل يوم..
11. ال500 سنة
* اكتب القيم التي ترغب في زرعها في الأرض خلال ال500 سنة القادمة ، ما الذي ترغب في أن يفعله الناس دائماً ؟ ، ما القيمة التي ستحل كل مشاكل العالم أو اغلبها ؟
* ارسمها في لوحة
* ستستفيد من هذه القيم في وضع أهدافك فتضع أهدافك بناء عليها











*
* اكتب ما الأهداف والمشاريع التي تشبع هذه القيمة ؟
بإمكانك وضع عدة قيم وبعدها تختار أهم القيم وترتبها حسب الأولوية

12. خطة الآخرة
بإمكانك وضع تصور خيالي لوضعك في الآخرة وكيف أن راض عن نفسك ( بإمكانك الاستعانة بكتاب كيف تخطط لحياتك لهذا التمرين ) .
13. الخطة الأسرية
تحدد العائلة هويتها هل هي عائلة مالية أم دينية أم تطوعية وليس بالضرورة أن يكون اهتمام الكل أو أن تكرس كل الحياة والعائلة لذلك ولكن يفضل أن يشترك العائلة بهدف وغاية نبيلة يتفق عليها الكل وتوضع خطة والكل يعمل عليها ، اذكر أني قرأت قصة لمليونير ألماني لا يعطي أبناءه المال ما
14. الحكم والأشعار


لم يعملوا وكانوا في قمة السعادة لعملهم وهم من أفضل المسوقين للشركة وعلمهم الاعتماد على النفس ، فكرة أخرى للتخطيط العائلي أن يوضع لكل فرد فيها 10 أهداف وللعائلة اجمعها 10 أهداف بحيث يسهل العدد والترتيب ، الفكرة الأخيرة هي أن تجتمع العائلة وتقترح نشاط أسبوعي وكل فرد من العائلة يكتب اقتراحه ويضعه في صندوق وعندما يحين النشاط الأسبوعي واليوم المحدد تسحب ورقة والكل ينفذ ذلك النشاط حيث أن الجميع وضع اقتراحاته فالكل راض بذلك .
أضف لخطتك بعض الحكم والأشعار لتضيف لها جو من التشجيع والمتعة..
15. رسم كاريكاتيري
إذا كنت تجيد الرسم الكاريكاتيري فارسم أهدافك أو أعطها لرسام كاريكاتيري ليرسمها..
16. موقع لأهدافك
بإمكانك افتتاح مدونة أو موقع لك وضع قسم من أقسامه بعنوان أحلامي.. واكتب فيه أحلامك وطموحاتك وأهدافك..
17. الخطة اليومية
لابد من خطة يومية لأهدافك.. كل يوم سجل خطتك وهذه النصيحة التي أنصح بها كل شخص مخطط فغالب الناس تنسى هذا البند المهم.. اكتب خطتك كل يوم وسترى الفرق في إنجازك..
18. خريطة ذهنية
اكتب خطتك على شكل خريطة ذهنية اكتب في الوسط اسم الأسبوع ثم ضع خطوطاً متفرعاً منها واكتب أهم الأهداف وارسم رسمه بجانب كل هدف..
19. تخيل قصة ليومك
عندما تستيقظ في الصباح تخيل أحداث اليوم والأهداف التي حققتها..
20. كتابة مقالة عن يومك تتوقع ما سيحدث فيه
اكتب مقالة عن يومك وما سيحدث فيه وأهم الإنجازات التي ستحققها على شكل قصة أو مقالة..
21. جلسة استرخاء لبرمجة الأحلام
استخدم أحد شرائط الاسترخاء خاصة التي تتكلم عن الأهداف لبرمجة أهدافك في عقلك الباطن..
22. البوستر
تعاون مع مصمم ليصمم لك أهدافك على شكل بوستر ليوضع في غرفتك واستمتع بمشاهدة خطتك كل يوم لتثير فيك الحماس..
23. المتابعة
ليكن معك صديق أو مجموعة ليتابعك في أهدافك ويحمسك ويحفزك عليها..










2- بإمكانك وضع جدول من خمسين صف بحيث تكتب فيه الكتب التي قرأتها خلال السنة ( أنا شخصيا قرأت العام الماضي 180 كتاب ولله الحمد ووضعت كل كتاب قرأته في الجدول ووضعت تقييم لكل كتاب ) .
3- وضع مقالات لك في الخطة .
4- وضع قائمة ب100 طريقة للتعبير عن الحب ( بإمكانك مراسلتنا لإرسال القائمة لك ) .
5- عمل الخطة على برنامج البوربوينت في الكمبيوتر بحيث تراها كل يوم .
6- تصميم الأهداف مع مصمم محترف وعملها كبوستر وتوضع في الغرفة .
7- بإمكانك عملها على أشكال ومجسمات مثل المجموعة الشمسية وكل هدف يوضع على احد الكواكب .
8- من أجمل الأفكار في التخطيط والتي تساعد على التنظيم جهاز المنظمة الالكترونية أو الهاتف الكفي حيث أنها تشمل عدة أشياء
9- بإمكانك حجز استديو وتسجيل خطتك بطريقة محترفة صوتيا وسماعها كل يوم .
10- اكتب أهم أهدافك خلال شهر ثم قم بقص كل هدف ووضع الأهداف في صندوق ثم كل يوم اسحب ورقة وطبقها.
أتمنى أن تكتب خطتك وتبدع فيها فإن كانت حياتك مهمة فمن المهم وضروري أن نضع لها خطة ونتعب في وضعها ونجعلها أبدع شيء وأجمل شيء وصدقني ستطبقها لأنها تستاهل ولان حياتك تستاهل